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Gestiona tu tiempo para mejorar tu productividad

13 febrero, 2018

La clave para que una empresa tenga éxito, se encuentra en aquellos pequeños detalles y acciones que pueden tener grandes consecuencias y que pueden cambiar el ritmo y/o el rumbo en cualquier momento. Estos factores, por poco importantes que parezcan, sirven como combustible para que una empresa logre su principal fin, maximizar ganancias y minimizar costos.
De esta manera, la productividad juega un papel relevante en el desarrollo y en el crecimiento de una compañía. Cuando se habla de productividad, nos referimos a hacer un buen uso de las herramientas que se tienen a la mano para obtener mejores ganancias y lograr un rápido crecimiento.

Al ser el tiempo, el más grande enemigo del crecimiento empresarial, este se convierte de manera natural, en uno de los factores más importante cuando se habla de productividad; no solamente debido a que es limitado, sino también porque está interrelacionado con otros factores como la modernización. Para hacer un buen uso del tiempo y que este se pueda convertir en un aliado, se necesita de una buena gestión y administración del mismo.

Estas estrategias de optimización de tiempo, se convierte en la necesitada respuesta ante la pregunta ¿Cómo ser más productivo?

Comienza con la priorización y organización

Utilizar el tiempo a favor no significa trabajar más rápido, sino trabajar de manera más eficiente, siendo para eso necesario organizar y coordinar las actividades que se realizan anual, mensual y diariamente, de forma acorde al objetivo y a la visión de la empresa.

Para mejorar la productividad, se puede comenzar con organizar por orden de importancia las acciones que se tienen que realizar para así no malgastar tiempo. De esta manera, las personas que tienen trabajos más complejos, no consumirán su tiempo en actividades sencillas que puedan atrasarlos en sus obligaciones como hacerse cargo del correo.
Organizar y priorizar las actividades que cada sector y/o departamento deben realizar permite que estos no se obstaculicen entre ellos, generando caos y confusiones que ralenticen la finalización del trabajo. La óptima organización de una empresa es útil para reducir la posibilidad de que surjan distracciones y entorpecimientos que afecten la rapidez y facilidad con la que se hace el trabajo.

Modernizar para ahorrar e innovar para agilizar

En la actualidad son muchos los instrumentos que han sido creados para facilitar y agilizar las labores que realiza una empresa diariamente, sobre todo las actividades administrativas como responder correos u organizar reuniones.
El uso de softwares y de dispositivos modernos permite que simples actividades puedan ser realizadas con una mayor rapidez, permitiendo incluso realizar varias tareas a la vez, sin enfrentar la posibilidad de sufrir la frustración que genera un ordenador lento.

La modernización también se refiere a la utilización de herramientas digitales como la nube u otros programas especiales que tienen el fin de mejorar la productividad. Estos les dan la facilidad a los empleados de trabajar en equipo o de comunicarse desde cualquier lugar con cualquier persona.

Esto reduce tiempo, sobre todo, cuando se necesitan datos importantes rápidamente o cuando se deben tomar decisiones de gran relevancia, ya que lo único necesario es una conexión a internet. Una de las mejores respuestas ante cómo ser más productivo, es aprovechar las nuevas creaciones, optimizar e innovar la estructura empresarial de una manera regular.

El trabajo en equipo, reduce tiempo

La división del trabajo y la delegación de responsabilidades son estrategias de organización y planificación que sirven para reducir el tiempo que puede llevar una tarea, debido a que un coherente fraccionamiento de trabajo le concede a cada trabajador un papel dentro del proceso.

El trabajo en equipo, reduce tiempo

Cuando todos tienen una actividad a realizar, las distracciones son mínimas, se mejora la calidad del trabajo y el tiempo que lleva realizar cualquier actividad se reduce ya que todos se encuentran remando hacia el mismo objetivo.

Fomentar el trabajo en equipo, genera motivación, sana competencia e incluso, impulsa el esfuerzo individual del trabajador, logrando, por supuesto, mejorar la productividad de la empresa.

Invierte en la preparación de los empleados

No solamente los dispositivos y los softwares son los únicos aspectos en los cuales se debe invertir tiempo y dinero, los trabajadores son el núcleo, el corazón y el músculo de la empresa por lo cual también deben ser objeto de optimización.

Buscar responder al cómo ser más productivo, significa entender que los empleados deben mantenerse al día con los cambios y las mejoras que se hagan dentro de la empresa, ya que no solamente deben saber cómo manejar los nuevos equipos para ser más eficientes y para que logren reducir el tiempo que necesitan en cada tarea; sino también deben saber reaccionar ante los nuevos escenarios que se puedan presentar, este aspecto es importante ya que disminuye el tiempo en el proceso de toma de decisiones.

Un empleado preparado, reduce costos, genera más ganancias, realiza trabajos más especializados y es una pieza clave en la reducción del tiempo ya que conoce cuál es su trabajo y como debe realizarlo de manera eficiente. En fin, un trabajador competente es una de las claves para mejorar la productividad de cualquier empresa.

Un trabajador motivado, trabaja mejor y más rápido

Empresas como Google y Microsoft han comprendido la importancia que es para la productividad y para la calidad del trabajo de la empresa, que los empleados estén motivados. Aumentar la satisfacción del trabajador, significa un aumento en la calidad y en el desempeño laboral, ya que si entiende la importancia de su puesto, se siente valorado y esté bien recompensado, trabajará mejor.

Un empleado feliz trabaja más rápido debido a que es capaz de desechar las actividades improductivas, se enfoca en aquellas de mayor importancia, tiene una visión positiva y se adapta fácilmente a los cambios que se generan en su entorno. Si te preguntas cómo ser más productivo, comenzar con una plantilla de empleados satisfechos resulta lo más seguro.